Написание дипломных работ

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела , систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения в Муниципалитете «Сокольники».

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурных подразделений, в том числе справочные и контрольные карточки.

При составлении номенклатур дел структурных подразделений Муниципалитета «Сокольники» руководствуются положением о структурном подразделении, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнем документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами за предшествующие годы. Изучаются виды документов, состав и их содержание.

В Муниципалитете «Сокольники» составление сводной номенклатуры возлагается на общий отдел Муниципалитета «Сокольники».

Номенклатура структурного подразделения Муниципалитета «Сокольники», являющегося источником комплектования архивного отдела Муниципалитета «Сокольники», на следующий год разрабатывается до 15 ноября текущего года лицом, ответственным за делопроизводство, утверждается руководителем структурного подразделения Муниципалитета «Сокольники» и передается в архивный отдел Муниципалитета «Сокольники» для согласования с экспертной комиссией при Управлении архивами.

Номенклатура дел структурного подразделения, не являющегося источником комплектования архивного отдела Муниципалитета «Сокольники», на следующий год разрабатывается до 15 ноября текущего года лицом, ответственным за делопроизводство, утверждается руководителем структурного подразделения и передается в общий отдел Муниципалитета «Сокольники».

Вновь созданное структурное подразделение Муниципалитета «Сокольники» в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел, согласовывает с общим отделом Муниципалитета «Сокольники».

Сводная номенклатура дел составляется лицом, ответственным за ведение архива в Муниципалитета «Сокольники», на основе номенклатур дел структурных подразделений Муниципалитета «Сокольники», подписывается лицом, ответственным за ведение архива, представляется на рассмотрение экспертной комиссии (далее - ЭК) администрации и согласовывается с ЭПК управления архивами.

Согласовывается номенклатура дел не реже 1 раза в 5 лет.

После утверждения сводной номенклатуры дел структурным подразделениям выдаются выписки из соответствующих разделов для использования в работе.

Названиями разделов сводной номенклатуры дел Муниципалитета «Сокольники» являются названия структурных подразделений. Разделы сводной номенклатуры дел располагаются в соответствии с утвержденной структурой Муниципалитета «Сокольники».

Графы номенклатуры дел структурных подразделений Муниципалитета «Сокольники» заполняются следующим образом:

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Муниципалитете «Сокольники» цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В графу 2 номенклатур дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "Общая переписка" и тому подобное), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал) или разновидности документов (протоколы, приказы);

название структурного подразделения;

название организации, которой адресованы, или от которой получены документы (адресат или корреспондент);

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады).

Например:

Документы о проведении семинаров, конференций работников образовательных учреждений (планы, списки, доклады, информации).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например: переписка о награждении работников, присвоении почетных званий.

При однородных адресатах конкретные территориальные названия не указываются.

Например: переписка с главами поселков о социальной защите населения.

Если содержание дела касается одного населенного пункта, его название указывается в заголовке дела.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), за который составлены планы (отчеты). Например: годовой план работы отдела на 2012 год. Годовой отчет о работе отдела за ____ год.

Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов. В начале располагаются заголовки дел, содержащие нормативные, организационно-распорядительные документы, плановые, отчетные документы. Далее помещаются доклады, заявления, справки, ведомости, анализы, акты, списки, переписка. В конце разделов располагаются книги, журналы и карточки.

В графе 3 "Количество ед. хранения" номенклатуры дел указывается фактическое количество дел, отложившихся в течение календарного года. Графа 3 заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 "Срок хранения, N статьи по перечню" указывается срок хранения дела, номера статей по типовому или ведомственному перечню документов со сроками хранения, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел.

В графе 5 "Примечание" указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел.

Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

Экспертиза ценности документов в Муниципалитете «Сокольники» проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел к передаче в архивный отдел..

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Муниципалитете «Сокольники» создается постоянно действующая экспертная комиссия.

Председателем экспертной комиссии является заведующий общим отделом Муниципалитета «Сокольники».

Функции экспертной комиссии и организация ее работы определяются Положением, которое утверждается распоряжением Муниципалитета «Сокольники».

Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях Муниципалитета «Сокольники»; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании "Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" и номенклатуры дел Муниципалитета «Сокольники» путем полистного просмотра дел.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела с отметкой "ЭПК" также подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам и оформляются в самостоятельные дела.

Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭПК.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда Муниципалитета «Сокольники»и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описательная статья описи дел Муниципалитета «Сокольники» имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, наличии копий и иных сведений.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек с 1 января года, в котором составлен акт.

Например, документы с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2010 году, могут быть уничтожены не ранее 1 января 2014 года.

Дела формируются в структурном подразделении Муниципалитета «Сокольники» сотрудником, ответственным за делопроизводство, в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела. При формировании дел необходимо учесть следующие требования:

В дело помещаются только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре.

Все документы по одному вопросу формируются в одно дело.

Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно.

Дело не должно превышать 250 листов.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

При наличии в деле несколько томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2".

В дело подшиваются все документы вместе с приложениями, указанными в тексте документа.

Документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы администрации городского округа Краснотурьинск и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется за один календарный год и систематизируется по хронологии, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

В делопроизводстве документы текущего года располагаются сверху вниз по мере поступления.

Обеспечение сохранности электронных документов в Муниципалитете «Сокольники».

Работы по обеспечению сохранности электронных документов в Муниципалитете «Сокольники» разделяются на три вида:

— обеспечение условий для считывания информации в долговременной перспективе;

— обеспечение физической сохранности файлов с электронными документами;

— обеспечение условий для воспроизведения электронных документов в так называемом «человекочитаемом» виде.

Первый отмеченный аспект обеспечения сохранности — проблема практически решенная, причем для всех видов хранения. Это решение связано не столько с созданием оптимальных условий хранения носителей с электронной информацией, сколько с физическим размещением электронных документов. Для того, чтобы компьютерные файлы не были утрачены, в Муниципалитете «Сокольники» их хранят в двух или более экземплярах, которые размещены на отдельных электронных носителях. В случае утраты одного из них можно будет создать недостающие экземпляры файлов на новом носителе.

Рабочие экземпляры электронных документов размещаются на сервере Муниципалитета «Сокольники», а резервные копии (экземпляры) создаются на резервном сервере, а также на оптических дисках (CD-RW, DVD-RW).

Организация архивного хранения электронных документов в Муниципалитете «Сокольники».

Важен также выбор типа носителя, его долговечность. Этот выбор зависит от вида хранимых электронных документов и их совокупного объема, от предполагаемого срока хранения документов и обеспечения к ним доступа, от характера производства самих носителей, от требований по обеспечению аутентичности документов. Например, хранение объемных и сложноструктурных информационных ресурсов (интегрированных баз данных, оригинал макетов печатных изданий) осуществляется в Муниципалитете «Сокольники» на емких электронных носителях для того, чтобы не нарушать целостность документов. Для хранения электронных документов в пределах 5 лет вполне надежны любые современные носители информации. По этой же причине, при организации долговременного хранения электронных документов, Муниципалитет «Сокольники» выбирает оптические диски («болванки»), розничная цена которых составляет не ниже 35–40 рублей.

Особое внимание к выбору типа носителя уделяется в случае возможного использования электронных документов в качестве письменных свидетельств или судебных доказательств.

Единицы и формы учета электронных документов определяются задачами и сроками хранения документов. Требования к учету и описанию в делопроизводстве могут быть существенно менее жесткими, чем в государственном архиве при организации долговременного хранения.

Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде. Электронные документы подлежат хранению в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

После истечения срока хранения электронные документы подлежат уничтожению на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем федерального органа исполнительной власти.

В Муниципалитете «Сокольники» идут работы по созданию современной системы архивного хранения документов (намечено организовать пять современных архивных автоматизированных центров), на разработку и внедрение защищенной от несанкционированного доступа распределенной информационной системы, на приобретение необходимых аппаратных средств ЭВМ для региональных органов.