Типовые и ведомственные перечни документов

Деятельность изучения документов на основании критериев и принципов их ценности для определения сроков их отбора и хранения указанных документов на государственное хранение имеет определение как экспертиза ценности документов.
Основы данного метода экспертизы возникли в XIV—XVIII вв. Дальнейшее развитие экспертиза ценности документов происходило в XIX в. и окончательно было сформировано в XX в.
Экспертиза ценности документов на современном этапе производится на основании нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел и классификаторов.
Однако данные пособия, как и законы, не имеют обратной силы. Следовательно, экспертиза ценности документов не проводится, например 1920-х гг. по перечням 1990-х гг. Далее будет проанализирована экспертиза ценности документов на основе научных принципов и критериев.
Следствием экспертизы ценности документов является полное укомплектование государственных архивов и всего Архивного фонда страны. Именно в результате экспертизы производится формирование архивных фондов, концентрирующихся в архивах государства.3
Далее представим задачи экспертизы ценности документов.
Во-первых — это отбор документов, представляющих наибольшую ценность из ведомственных в архивы государства на постоянное, государственное хранение и профильное отнесение документов к тому или иному государственному архиву.
Во-вторых — расчет сроков хранения документов, в которых информация может быть привлечена к использованию в течение какого-то временного периода. В зависимости от определенных сроков хранения данные документы разделяются на две группы:
1) долговременного хранения (к ним относятся например документы по личному составу со сроками хранения 75 лет или 75 лет минус возраст лица на момент заведения дела);
2) временного хранения.
В-третьих — это процесс обеспечение полноты состава архивного фонда вследствие восполнения утерянных документов, данную процедуру можно выполнить за счет отнотипных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений.
В-четвертых — это проведение отбора на хранение наиболее информативно-емких документов.
Экспертиза ценности документов производится в три этапа: в делопроизводстве, в ведомственном и государственном архивах.
При ведении делопроизводства решение получает проблема расчета сроков хранения документов уже при составлении номенклатуры дел, т.е. когда дело еще «не существует».
В ведомственном архиве производится выделение из документального фонда учреждения дел для постоянного хранения, а также их подготовка к передаче в архив государства.
Однако, если, в учреждении существуют самостоятельные юридически структурные подразделения, то из ценных документов формируют несколько архивных фондов.
Помимо этого производят отбор для уничтожения документов временного хранения, у которых истек срок хранения. При этом пристальное внимание уделяется документам, у которых срок хранения составляет 75 лет (по личному составу), ведь от них зависит судьба конкретного человека. Все выше указанные важные задачи решаются совместно с комиссией, носящей называние центральная экспертная комиссия (ЦЭК) или просто экспертная комиссия (ЭК).
В архиве государства, в первую очередь, проверяют решение экспертных органов ведомственных архивов и утверждают их и, во вторую очередь, производят комплексную целевую экспертизу ценности документов или разбор россыпи документов.
Целевая комплексная экспертиза — это экспертиза, проводящая в целях определения дублетности сразу по нескольким фондам:
-однородных учреждений, которые действуют на одной территории;
-вышестоящих и подчиненных одному ведомству учреждений;
-лиц, связанных родственными или личными отношениями.
Существующий комплексный подход возможно произвести только в архиве государства, куда поступают сотни и тысячи фондов различных учреждений.
В итоге проведение экспертизы ценности документов выделяются две группы дел:
-дела, которые предназначенные для уничтожения;
-дела, которые предназначены для долговременного и постоянного (75 лет) хранения.
На дела, которые подлежат уничтожению, составляется акт; дела для долговременного и постоянного хранения в дальнейшем заносятся в описи.
Описи и акты представляются для рассмотрения соответствующей экспертной комиссии, или экспертно-проверочной комиссии, или центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК).4
Перечни документов – это систематизация списков документов учреждений, в которой отражаются нормативные указания о сроках хранения документов или о составе документов, прием на государственное хранение которых обязателен. Перечни относятся к основным справочным пособиям по экспертизе. Они ориентируют в сроках хранения документов, облегчают отбор документов на хранение.
Перечни ограничивают архивиста от односторонней, субъективной и в отдельных случаях даже предвзятой оценки значения документов, регламентируют сложный процесс экспертизы и облегчают ее проведение.
Если исходить из целевого назначения, то можно выделить 2 группы перечней: первая группа - перечни, устанавливающие сроки хранения для определенных видов документов, ко второй группе - перечни, устанавливающие виды и разновидности документов, подлежащих обязательной сдаче в госархивы.
Типовые документы возникают в деятельности учреждений, организаций и предприятий. Это позволяет их четко классифицировать и установить единые сроки хранения, обязательные для всех учреждений.
Ведомственный перечень является справочником о содержании и составе документов организаций, учреждений и предприятий, входящих в состав одного ведомства, а также одной отраслевой системы. В перечне предусматривается полный и максимальный охват разновидностей и видов документов, которые имеют систематизацию в соответствии с основными направлениями и функциями деятельности учреждений данного ведомства, и в нем указываются сроки хранения каждого вида документов.
Следовательно, типовая документация с общими, обязательными и едиными сроками хранения является составной частью, которая входит во все ведомственные перечни.
До 1990-х гг. перечни документов, которые подлежали постоянному хранению, существовали в одном виде — типовом. В них были отражены документы, которые подлежали приему только в архивы СССР, ориентированные на документы только государственных учреждений. Последним перечнем данного вида является типовой перечень документов, опубликованный в 1989 г.
В 1990-е гг. появление предприятий различных форм собственности обусловило возникновение в потребности подготовки других видов перечней документов, которые бы учитывали происшедшие изменения.
Вовремя появляется перечень документов для негосударственных коммерческих организаций — справочное пособие «Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)».
Выше указанное пособие, может быть причислено к системе перечней, вследствие того, что в первую очередь оно содержит примерный перечень управленческих документов для негосударственных коммерческих организаций. Данное пособие выпущено в электронном формате, и оно содержит в электронном виде программу для просмотра примерного перечня и выбора статей для формирования собственного перечня управленческих документов.
Рассмотренная система перечней включает в себя управленческую документацию. Однако существуют перечни для специальной документации. К примеру, в 1998 г. был выпущен «Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы России».
Проанализированные перечни представляют собой два типа перечней документов: с указанием сроков хранения и подлежащих постоянному хранению.
В настоящее время можно говорить о новом, третьем виде перечней, где собраны группы документов как временного, так и постоянного хранения, но документы временного хранения не только не дифференцированы по срокам, а напротив, обозначены лишь как «тяготеющие» к постоянному сроку хранения. Среди них не существует документов, которые однозначно имеют тот или иной временный срок хранения.
Из вышедших в последнее время (2000) типовых перечней наиболее современным является «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», который явился логическим продолжением Типового перечня документов, вышедшего в 1989 г.
Отразим взаимосвязь указанных перечней.
Первое - с момента издания нового типового перечня теряет свою силу только первая часть Типового перечня 1989 г.
Второе - новый Перечень типовых документов имеет распространение своего действия на документы, начиная с периода 1995 г., а при установлении сроков хранения документов, которые были созданы в 1980— 1990-е гг. (до 1995 г.) необходимо использовать типовой перечень 1989 г.
Третье - в настоящее время является действующей вторая часть Типового перечня документов 1989 г., которой необходимо пользоваться при расчете сроков хранения документов по специфическим направлениям деятельности организаций и отраслям.
Определенно наименование нового Перечня типовых документов указывает на то, что в него включены документы одного типа, которые образуются в организациях и на предприятиях независимо от их назначения, масштаба и уровня деятельности, а также форм собственности, т.е. действие данного Перечня типовых документов распространяется и на документы негосударственных организаций.
Новый Перечень типовых документов используется в качестве нормативного основного документа и в первую очередь — при подготовке номенклатур дел и формировании дел в делопроизводстве, а также при определении сроков хранения и отборе документов на постоянное (вечное) хранение.5
1.3 Принципы экспертизы ценностей документов
Научную основу современного архивоведения составляет иерархичная система принципов, научных методов и различных, характеризующих отдельные этапы работы с документами, признаков: критериев — при экспертизе ценности документов; характеристик — при описании и т.д. Но принципы и научные методы являются едиными, независимо от того, какой технологичный процесс работы с документами выполняется.
Принцип всесторонности указывает на необходимость оценки и изучения документов с учетом их внешних и внутренних особенностей в целом, т.е. — многоаспектного анализа и изучения каждого документа.
Основой принципа историзма является изучение любого общественного явления в процессе его развития, так как в данном процессе обязательно существуют остатки прошлого, основы настоящего и зачатки будущего. Так как документы являются своего рода продуктом этих явлений общественной жизни, а также средством их запечатления, то и их необходимо оценивать с учетом определенной исторической эпохи, конкретной обстановки. Очень близко смыкаются принципы всесторонности и комплексности.
Принцип комплексной оценки имеет широкое применение для экспертизы ценности документов, в которой документы имеют оценку не как единичный факт, а как комплекс совместно с другими документами данного архивного фонда или другого архивного фонда и также с документами, которые находятся в других архивах государства.
В современном мире архивисты указывают на наличие еще одного принципа — принципа социально - политической нейтральности, который предполагает отбор и изучение документов, которые отражают жизнь во всех ее проявлениях, независимо от пристрастий в социальной сфере или политической конъюнктуры.
Выше указанные принципы имеют общий характер. На их основе в 1960-е гг. были сформулированы научные методы. Научные принципы явились конкретным выражением на практике указанных принципов. К научным методам можно отнести системный подход, а также вместе с традиционным источниковедческим анализом информационный и функциональный анализы.
Системный подход при исследовании объекта не исключает изучения особенностей и закономерностей отдельных его составляющих.
Любой объект может быть рассмотрен с системных позиций, что зачастую бывает и необходимым, и результативным. Системный подход основывается на принципе комплексного изучения документов и подразумевает изучает документов как элементов определенной системы документации. Однако, при анализе документы должны иметь сопоставление не только с документами того учреждения, продуктами деятельности которого они являются, но и с документами учреждений всей системы.
Суть функционального анализа заключается в том, чтобы проводить оценку документов, вследствие функций учреждения и самих документов. Данный анализ основан на том, что функции учреждений неравнозначны, следовательно, документы, созданные для их реализации, также несут неравнозначную информацию.6
Функциональный метод относится не только к научным методам оценки и анализа документов, а также является методом прогнозирования информационного состава Архивного фонда страны.
На нем базируется определение тех комплектов документов, которые в будущем должны будут найти отражение в составе АФ РФ.
Функциональный метод применяется наряду с ретроспективным прогнозированием, при котором непосредственно изучается содержание созданных документов. Последний дает возможность предполагать, какие документы, аналогичные своим предшественникам, должны войти в состав АФ РФ. Оба метода прогнозирования применяются взаимосвязанно, так как ретроспективное прогнозирование существенно дополняет результаты функционального прогнозирования.
В современности обширно используется также информационный метод. Вследствие того, документы содержат информацию, которая не имеет равнозначное значение и способна проявляться в разных формах и видах и, тогда необходимо учитывать ее значение и изучать явления ее повторяемости.
При рассмотрении информации, заключенной в документах, встает вопрос ее диалектической взаимосвязи с содержанием документов. В настоящее время для количественного измерения информации, заключенной в документах, в архивоведении применяются математические методы.
Раз вы читаете эту статью, то выполняете для себя научную работу – дипломную работу, статью, магистерскую диссертацию или дипломную работу.
Наша команда профессиональных авторов поможет вам в этом нелегком деле, мы оказываем услуги написание дипломной работы на заказ.
Написание дипломной работы на заказ осуществляется с учетом всех требований именно вашего ВУЗа и рекомендациям вашего НР. Все наши авторы-исполнители преподаватели ВУЗов, Кандидаты наук, а так же по некоторым дисциплинам и Доктора наук. Обращаем ваше внимание, что у нас работают только взрослые (от 30 лет) и ответственные люди. А это — реальный показатель высокого качества написанных для вас дипломных работ и других видов научных работ.
Индивидуальный подход и высокое качество работ мы вам гарантируем!
Для того, что бы сделать заказ на  написание дипломной работы не нужно отвлекаться от процесса обучения или постоянной работы, достаточно просто заполнить заявку на нашем сайте и в самые короткие сроки автор-исполнитель начнет выполнять для вас написание дипломной работы на заказ
Индивидуальный подход и высокое качество наших работ мы вам гарантируем!
 
 

Специальности

  • Диссертации по специальности 12.00.00 /юридические науки/ - кандидатская, магистерская, докторская, статьи ВАК и РИНЦ по всем направлениям права. Научно-исследовательские работы /НИР, выпускные квалификационные работы /ВКР, монографии, рефераты.  Консультации бесплатно!Дипломные и курсовые работы.  Конституционное, административное, семейное, уголовное, трудовое, теория государства и права, история государства и права, правоведение, адвокатура, криминалистика, криминология, теория государства и
    Подробнее →
  • Диссертации - кандидатская, магистерская, докторская, научно-исследовательские работы /ВКР, выпускные квалификационные работы / НИР, научные статьи ВАК и РИНЦ, монографию по шифру специальности 26.00.01 Теология. Дипломные и курсовые работы. Консультация бесплатно!*теология/богословие, религиоведение/религия*христианство, язычество, буддизм, католицизм, протестантизм, ислам, индуизм, мусульманство, верование индейцев, классические религии древнего Рима и Древней греции, эллинистические религии*сектоведение, риторика, история вероучений,
    Подробнее →
  • Магистерские и кандидатские диссертации, статьи ВАК и РИНЦ по шифру специальности 08.00.00 - 08.00.14 Экономика Дипломные, научно-исследовательские /НИР, выпускные квалификационные /ВКР, курсовые работы/ проекты с расчетами, отчет по практике по экономике экономика организаций, экономика предприятия, экономика отрасли, экономическая теория, экономический анализ, менеджмент организаций, информационные технологии в экономике, история экономических отношений, теория отраслевых рынков, финансы и кредит, финансы организаций, бухгалтерский учет / бухучет, аудит, статистика, математический анализ, мировая экономика, аудит, банковское дело
    Подробнее →
  •   Диссертации шифр специальности 10.00.00 - филологические науки / филология, языкознание, литературоведение, лингвистика/ - магистерские, кандидатские, докторские, научно-исследовательские творческие работы - НИР, выпускные квалификационные работы - ВКР, научные статьи ВАК и РИНЦ. Дипломные и курсовые работы по филологии. *Филология:  литературоведение, русская литература, литература народов Российской Федерации, зарубежная литература, теория литературы и текстология, фольклористика, журналистика, языкознании,
    Подробнее →
  • Научные работы по специальности математическое моделирование Диссертации кандидатская, магистерская, научные статьи ВАК и РИНЦ, научно-исследовательская работа/НИР, выпускная квалификационная работа /ВКР математическое моделирование в экономике, статистике, логистике. Заказать подбор материала дипломного исследования, дипломной и курсовой работы /проекта, решению задач и тестов матмоделирование Моделирование и математическая модель, Аддитивный метод и расчет коэффициентов, Математические методы моделирования, Математическое
    Подробнее →
  • Диссертации - кандидатская, магистерская, докторская по шифру специальности 13.00.01  -  Педагогика. Научно-исследовательские работы /НИР, выпускные квалификационные работы /ВКР, научные статьи ВАК и РИНЦ, монографии. Дипломные и курсовые работы с исследованием, корреляцией. Консультация бесплатно! дефектология, логопедия, школьная педагогика, социальная педагогика, педагогика и методика преподавания, педагогика начального образования, история педагогики, дошкольное образование, младшие школьники,
    Подробнее →
Загрузить еще ↓ Удерживайте Shift, чтобы загрузить все ВСЕ ЗАГРУЖЕНО